Van ERP naar Power BI

Uitdaging

Alle informatie zat in het ERP: omzet, contractrendement, verzuim. Alleen kwam die er niet uit in een vorm waar iemand op kon sturen. Wie iets wilde weten, trok een export en bouwde er zelf een overzicht van in Excel.

Daardoor werkte iedereen met zijn eigen versie. Een regiomanager keek naar andere cijfers dan de directie, en de vraag of een contract rendabel was kostte dagen om te beantwoorden. Tegen die tijd was de maand voorbij.

Oplossing

Eén omgeving, drie niveaus

We hebben de data uit het ERP centraal beschikbaar gemaakt en er datamodellen en dashboards op gebouwd. Directie, regiomanagers en rayonmanagers zien allemaal hetzelfde model, maar ieder op zijn eigen niveau: van totale organisatie tot het contract van één klant.

Sturen op wat er nu gebeurt

De dashboards geven inzicht in omzet, contractcontributie, verzuim en andere operationele KPI's, dagelijks ververst. Bijsturen gebeurt tijdens de maand in plaats van erna.

Openstaande facturen zichtbaar zonder zoeken

Debiteuren staan in hetzelfde dashboard. Wat openstaat en hoe lang is direct zichtbaar, zonder dat iemand er eerst een lijst voor hoeft te trekken.

Wat er veranderd is in de dagelijkse praktijk

• Analyses en rapportages die voorheen bijna een volledige FTE kostten, gaan nu vanzelf. Een besparing van 95 procent op die tijd.

• Openstaande facturen worden 80 procent sneller opgevolgd

• Een rayonmanager ziet zelf hoe zijn objecten draaien, in plaats van te wachten op een overzicht van kantoor

• Discussies over welk getal klopt zijn verdwenen, omdat iedereen uit hetzelfde model werkt

Resultaat

Voor de organisatie

• 95 procent tijdsbesparing op analyses en rapportages, oftewel bijna 1 FTE

• 80 procent snellere opvolging van openstaande facturen

• Directie, regiomanagers en rayonmanagers sturen op dezelfde cijfers, elk op eigen niveau

• Bijsturen gebeurt tijdens de maand in plaats van achteraf

Technisch

• Centrale Power BI omgeving met datamodellen op de ERP data

• Rapportages met rechten per organisatieniveau

• Eén centrale bron van waarheid voor omzet, contractrendement en verzuim